Перейти к основному содержимому

Word и Excel в проектной документации

ОБЯЗАТЕЛЬНОДЛЯ НОВИЧКОВ
Аналитику Техническому писателю
Теория данных (раздел 3)

ERD и словарь сущностей — Entity Relationship, нормализация, SQL. Карта — о разделе.

Зачем офисные программы в IT-проекте​

Markdown в Git и wiki закрывают внутреннюю разработку, но заказчик, вуз и госсектор часто ждут DOCX и таблицы в XLSX. Word даёт структуру текста (заголовки, оглавление, колонтитулы); Excel — сортировку, фильтр и черновые расчёты по реестрам. Для отчётов с математическими формулами (физика, матан, статистика) часто удобнее LaTeX — готовые примеры; проверка корней и производных в Python — SymPy — уравнения и производные.

Теория элементов документа — в Архитектуре документации. Базовые навыки интерфейса — в Работа с Microsoft Word и Работа с Microsoft Excel. Здесь — how-to под типовые артефакты проекта.

Оглавление и нумерация в Word​

ГОСТ-комплект и диплом требуют оглавления с номерами страниц. Ручная сборка ломается при каждой правке; автоматическое строится из стилей заголовков.

  1. Выделите название раздела и назначьте стиль "Заголовок 1", подразделам — "Заголовок 2", "Заголовок 3" ("Главная → Стили"). Не форматируйте заголовки только жирным шрифтом.
  2. Установите курсор туда, где нужно оглавление (обычно после титульного листа).
  3. "Ссылки → Оглавление" — выберите автоматический вариант или "Настраиваемое оглавление" для уровней и точек-лидеров.
  4. После правок текста обновите оглавление — правый щелчок → "Обновить поле" (только номера или весь список).

Колонтитулы ("Вставка → Верхний / Нижний колонтитул") — шифр документа, версия, номер страницы. Для титульного листа включите "Особый колонтитул для первой страницы", чтобы не дублировать номер на обложке.

Связь с ТЗ

Структура разделов ТЗ по ГОСТ (назначение, требования, состав работ) удобно ложится на "Заголовок 1" и "Заголовок 2". Один раз настроили шаблон .dotx — дальше только текст.

Таблицы в Word для формальных документов​

Таблица требований, матрица ролей или перечень API-методов в Word вставляется через "Вставка → Таблица":

  • Сетка — быстро задать число строк и столбцов.
  • "Вставить таблицу" — точные размеры в диалоге.
  • "Преобразовать текст в таблицу" — списки с разделителем (табуляция, точка с запятой) превращаются в таблицу за один шаг.
  • "Таблица Excel" — встроенный фрагмент с формулами; уместен для небольших расчётов внутри ТЗ.

После вставки появляются вкладки "Конструктор" и "Макет" — объединение ячеек, повтор заголовка на новой странице, сортировка строк. Подробнее о приёмах — в Работа с Microsoft Word.

Excel как реестр требований​

Пока нет Jira или DOORS, аналитик часто ведёт реестр в Excel.

Рекомендуемые столбцы:

СтолбецПример
IDREQ-001
ФормулировкаСистема должна…
ПриоритетMust / Should
ИсточникПротокол совещания
СтатусЧерновик / Согласовано
Связь с тестомTC-014

Практика:

  1. Первая строка — заголовки; данные с второй.
  2. Ctrl+T — оформить как таблицу Excel.
  3. Фильтр — показать только открытые или Must-have пункты (Работа с Microsoft Excel — фильтрация).
  4. Сортировка — по приоритету или статусу.
  5. Столбец ID не редактировать вручную после согласования — иначе ломается трассируемость к ПМИ.

Для столбцов со статусом, приоритетом и простыми счётчиками удобны формулы ЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИ — примеры с разбором в Lab / 1139. Сложный анализ и сводные таблицы — в EDA в Excel. Экспорт реестра в Word — копирование диапазона или вставка связанной таблицы.

Рецензирование и защита Word​

Согласование ТЗ и отчётов:

  1. Выделите фрагмент → "Рецензирование → Создать примечание".
  2. "Показать примечания" — панель обсуждения справа; при печати примечания можно скрыть.
  3. "Отслеживать изменения" — правки помечаются цветом и автором; принять или отклонить пакетом.

"Ограничить редактирование" ("Рецензирование") — запрет правок или разрешение только комментариев. Пароль на документ — "Файл → Сведения → Защитить документ".

Диаграммы и отчёты для презентаций заказчику​

Черновой график KPI или burn-down удобно собрать в Excel (Работа с Microsoft Excel — диаграммы), затем вставить в Word или PowerPoint. Перед совещанием проверьте подписи осей и единицы измерения — они часто "обрываются" при копировании.

Когда уходить из Word/Excel​

СитуацияЛучший следующий шаг
Версионирование и ревью как у кодаMarkdown в Git, Docusaurus — см. Экосистема технического письма — экосистема
Живая трассируемость требованийJira, Azure DevOps, специализированные RM
Большие данные и моделиSQL, Python, R — раздел анализа
Публикация APIOpenAPI

Word и Excel остаются мостом к формальной сдаче; внутренняя правда продукта всё равно живёт в репозитории и трекере.

Play ITЗагрузка интерактивного демо…

Play ITЗагрузка интерактивного демо…

Содержание